Con el desarrollo y mejora de Office 365, en los últimos años Microsoft ha creado una amplia suite de herramientas. Pero ninguna sobresale tanto como su prioridad actual, dedicada a la colaboración.
Por Thomas Perkins, Collaboration Services de Claranet UK
Es bien sabido que Microsoft está evolucionando Office 365 a un ritmo formidable, con nuevas funcionalidades y actualizaciones mensuales. Aunque muchos son cambios menores, entre ellos destacan algunos temas clave.
Distingo tres desarrollos principales de Microsoft:
- La progresión de comunicaciones de ámbito workplace (servicios de voz, especialmente, pero también de video).
- El uso de analítica avanzada y AI.
- Más mejoras en colaboración de ámbito workplace.
Muchos de estos cambios se apoyan en las mejoras en colaboración entre varias herramientas de Office 365, pero estos tres puntos son muy visibles en lo que se puede considerar uno de los más grandes foco de Microsoft en los últimos meses: Microsoft Teams.
Teams, el foco de atención de Microsoft
Microsoft Teams es una plataforma que combina chat, reuniones, notas y adjuntos, y está integrado en la suite de Office 365. También se puede integrar con productos de terceros.
Claramente, Microsoft ve esta herramienta como un hub central al que dedicar la mayoría de nuestro tiempo – un punto central de colaboración, comunicación y acceso a proyectos, documentos y otros trabajos.
Mientras la plataforma se incluye ahora en la mayoría de packs de Office 365 i Microsoft 365, Microsoft ha anunciado recientemente la disponibilidad de una versión gratuita que incluye la mayoría de sus funcionalidades principales.
Teams se lanzó en 2016 e, incluso antes de cumplir un año, Microsoft anunció que la plataforma reemplazaría Skype for Business. Con esto en mente, tiene sentido que las funcionalidades de Skype for Business que más nos gustan se migren a Microsoft Teams.
Además, Teams ha sido el foco de todo nuevo desarrollo durante ya bastante tiempo. Todos los desarrollos en AI, machine learning y servicios cognitivos y colaborativos se van a Teams, no a Skype. La intención no puede ser más clara.
A finales de agosto, se anunció que la migración de las funcionalidades de Skype for Business a Teams ha sido completada, lo que significa que Microsoft cree que va por el buen camino con Teams o que no hay razón para dudar que los usuarios existentes de Skype for Business empezarán a migrar a Teams. Para descubrir los últimos desarrollos, echa un vistazo a la hoja de ruta.
Las actualizaciones recientes incluyen:
- El chat federado entre Teams y Skype for Business permite a los usuarios de Teams chatear con usuarios de otras organizaciones que también usan Teams.
- Amplio soporte para reuniones (sobre 250 participantes).
- La compatibilidad entre los sistemas de Skype Room con Teams Meetings permite a los usuarios de Skype Room unirse nativamente a Teams Meetings.
- Las extensiones de planificación de Outlook permiten añadir una reunión de Microsoft Teams en Outlooks, por lo que los usuarios pueden programar reuniones de Teams desde Outlook.
- El acceso externo significa que los usuarios ahora puede añadir invitados de fuera de la organización a un Teams.
- Las integraciones de la aplicación Command Box permiten a los usuarios añadir fácilmente apps a sus espacios personales.
Las funcionalidades en desarrollo convertirán a Teams en un hub aún más potente para el trabajo colaborativo, permitiendo a los usuarios trabajar de maneras más innovadoras. Usando la nueva funcionalidad de Command Box, Teams te permite incluir tarjetas interactivas en conversaciones y añadir información relevante de terceros.
Pero las funcionalidades representan solo la mitad de la batalla. Uno de los retos clave de Microsoft es fomentar el uso de Teams a diario entre los usuarios. La migración de Skype a Teams forzará a los usuarios de Skype a mudarse a Teams, pero aún le quedará un buen trecho que recorrer si quiere una amplia adopción de Teams a favor de otras aplicaciones de trabajo de chateo.
Para ayudar a la migración, Microsoft ha creado este site que podéis ojear para más detalles.
Analítica de negocio
Una de las actualizaciones de Microsoft más recientes y, a mi entender, más interesantes son las mejoras en AI y analítica de uso que otorgan capacidades adicionales a Office 365.
Microsoft tiene grandes planes para cómo sus plataformas cloud pueden ayudar a automatizar las tareas del día a día, ayudar a los usuarios a encontrar y mostrar datos, organizar reuniones y mucho más. Una de las primeras y más básicas cosas que vendrán de aquí es la analítica de uso de Office 365, que incluye la creación de informes personalizados y la compartición de conocimiento, que pivotan por atributos disponibles en Azure Active Director como ubicación y departamento.
Esto permite a los usuarios hacer el seguimiento de su productividad y eficiencia, y mapearlo en el tiempo en base a distintas actividades.
MyAnalytics, una práctica funcionalidad diseñada para ayudar a empleados y managers a obtener datos acerca de a qué dedican su tiempo – con el objetivo de optimizar tareas y hacerlas más eficientes – también sigue mejorando. No trata solo de ofrecer datos sobre cómo trabajamos y con quién nos reunimos (aunque dentro de poco la plataforma será capaz de analizar con quién hablan los usuarios en Skype), sino que, además, introducirá una funcionalidad que animará a los usuarios a despejar tiempo a lo largo de las semana para mantener unas “horas foco” si encuentra que su calendario se está llenando de reuniones. El objetivo final de este servicio es el de ayudar a los usuarios a construir mejores hábitos de trabajo. Me gusta, pero sospecho que alguien lo verá al estilo “gran hermano”.
Lo que será particularmente útil será utilizar estas nuevas funcionalidades para dirigir formaciones y comunicaciones más focalizadas a usuario final, que les ayudará a transformar cómo su organización se comunica y colabora. Aquí es donde el lugar de trabajo verdaderamente moderno entra en juego.
Comunicación de lugar de trabajo
Otra área de desarrollo interesante es la de la comunicación. Microsoft ha basado Teams en una red totalmente nueva para datos de voz y vídeo, y las mejoras en la calidad de las llamadas por Skype es considerable.
Más aún, con la nueva capacidad de Direct Routing, se puede conectar Teams con el sistema corporativo de telefonía.
Ideas clave
- No se puede negar Microsoft dirige su inversión y foco a Teams.
- Si eres un usuario de Skype for Business, es cuestión de tiempo que migres a Teams.
- A lo largo de los próximos meses habrá más desarrollos.
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