Adentrarse en el catálogo de planes de Office 365 para empresas es más complejo de lo que puede parecer a primera vista. En este artículo te ofrecemos una serie de recursos para ayudarte a elegir el plan más adecuado para tu negocio.
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Si echamos un vistazo rápido a la página de Office 365, nos encontraremos con dos tipos de planes empresariales principales: planes para pequeñas empresas y planes para empresas medianas y grandes. La web no es precisamente un ejemplo a seguir a lo que a usabilidad se refiere, por lo que navegar entre todas las opciones disponibles más allá de estas dos no es muy intuitivo.
- Los planes para pequeñas empresas serían: Office 365 Empresa, Office 365 Empresa Premium y Office 365 Empresa Essentials.
- Los planes para medianas y grandes empresas serían: Office 365 ProPlus, Office 365 Enterprise E1, Office 365 Enterprise E3 y Office Enterprise E5.
¿En qué se diferencian los planes para empresas? ¿Cómo hacer una primera tría/descarte?
Te recomendamos descargar nuestra comparativa de planes empresariales donde recogemos las principales características de cada uno de ellos de forma más simple:
Descargar tabla comparativa (pdf)
Para estrechar la lista de opciones para nuestra empresa, podemos preguntarnos lo siguiente: ¿qué necesidades tiene mi negocio a corto y medio plazo? Como ya comentamos en un artículo anterior, al pasarnos a Office 365 es importante planificar bien qué recursos vamos a requerir, por ejemplo, si tenemos previsto crecer. Debemos tener en cuenta que los planes se han elaborado teniendo en cuenta distintas necesidades en función de distintas características de negocio, por lo que también nos ayudará responder estas preguntas:
- ¿Necesito correo?
- ¿Necesito aplicaciones online?
- ¿Necesito trabajo colaborativo?
- ¿Necesito aplicaciones de escritorio?
Puedes descargar el diagrama y, al responder las preguntas, encontrarás el plan que buscas:
¿Sigue sin quedarte claro? A continuación, hemos reformulado las preguntas desde otra perspectiva. Lee estos perfiles y para ver con cuál te identificas. Te dará una pista sobre qué tipos de office 365 pueden ser los adecuados para tu empresa:
- La pequeña empresa móvil. Al ser su plantilla eminentemente móvil, no necesita las versiones escritorio de las aplicaciones, puesto que el uso de ordenador es minoritario y las versiones web de las aplicaciones cubren sus necesidades en estos casos. El correo, el chat o y aplicaciones de colaboración son las principales herramientas para este perfil de empresa. En este caso, el plan recomendado sería Empresa Essentials.
- La empresa tradicional. Se caracteriza por utilizar las versiones escritorio de las aplicaciones ofimáticas. No acostumbra a trabajar online, por lo que no precisa de herramientas de colaboración ni mantener a los empleados conectados. Tampoco necesita proveedor de correo, solo cliente para gestionar la bandeja. Los planes adecuados para este perfil son los de Empresa o ProPlus.
- La empresa colaborativa. El trabajo colaborativo es fundamental para esta empresa. El día a día de sus empleados se basa en la edición online de archivos, el uso de repositorios de documentación y la compartición de contenidos de distintos formatos. Los trabajadores están siempre conectados, por los que herramientas de chat, llamada y videoconferencia son esenciales. Los planes ideales para este perfil son Empresa Premium y Enterprise E1.
- Más allá de la productividad. Este perfil lo forman aquellas empresas que quieren explotar al máximo las capacidades de las aplicaciones y servicios de Office 365 en su suite al completo, con las herramientas de planificación, gestión y análisis de la productividad. Permite, además, tener un control de la seguridad de tu paquete Office (por ejemplo, controlar quién ha tenido acceso a tus datos en la nube), ofrece servicios adicionales de protección para el correo electrónico y de eDiscovery. El precio de estos planes (Enterprise E1 y Enterprise E5), que son más completos, es bastante más elevado que el de los demás, por lo que van dirigido a empresas medianas y grandes.
Las licencias especificas permiten personalizar planes empresariales, creando más de cien variantes. En el caso de tener necesidades muy concretas que ningún plan predefinido es capaz de suplir, pueden ser un recurso útil. Por ejemplo, podemos tener necesidades básicas a lo que a herramientas Office se refiere, con lo que un plan Essential nos las cubre, pero interesarnos una licencia de Power BI, que podemos comprar a parte. En total, el coste nos resulta mucho menor que pagar por el plan que la incluye. Otra cosa a tener en cuenta es la posibilidad de combinar distintos planes en función de los tipos de empleados que tiene la empresa, esto es, comprar el plan adecuado para cada usuario. Si, por ejemplo, la mayoría de nuestros empleados no tienen otras necesidades más allá de las herramientas comunes de Office en su versión de escritorio, pero tenemos a un grupo de empleados móviles, para estos últimos compraré planes específicos para sus necesidades. Finalmente, hay otro aspecto muy importante a tener en cuenta a la hora de elegir el plan de Office que nos conviene: las políticas de empresa referentes al alojamiento de datos. ¿Nos permiten alojar los datos en la nube o solo on-premise? En el caso de no poder alojar datos fuera de nuestras instalaciones, no nos interesa pagar por los servicios SaaS de Office 365, por lo que nos conviene más una licencia que se base en aplicaciones de escritorio y prescinda de herramientas de colaboración como OneDrive o SharePoint.
Aspectos que no debemos perder de vista
Conclusiones
A la hora de elegir el plan de Office 365 para nuestros empleados, debemos analizar qué perfiles de trabajadores encontramos en la empresa, cuáles son sus necesidades diarias y cuáles son nuestros objetivos para O365, tanto a corto como a medio plazo.
Dedica un tiempo a comparar planes, a analizar las posibilidades que ofrece la personalización de planes con licencias específicas. Te recomendamos utilizar los recursos que te ofrecemos en el artículo o contactar con nosotros para conocer a fondo todas las posibilidades disponibles, a menudo ocultas o de difícil acceso en la página de Microsoft.