Il 2020 è stato un anno dove abbiamo cambiato molte cose nel nostro processo di recruiting: in questo post condividiamo la dinamica che abbiamo utilizzato per assumere, in un solo anno, circa venti persone che hanno portato grande valore in Flowing.
Perché facciamo recruiting?
Partiamo dal nocciolo della questione: quali obiettivi ci siamo dati per il recruiting? Oggi risponde a questi tre obiettivi fondamentali, strettamente interconnessi fra loro:
- Obiettivi economici: il numero di progetti e clienti che possiamo gestire dipende dal nostro numero di persone operative. Averne di più è la condizione necessaria, ma non sufficiente, per far crescere il fatturato e la marginalità dell’azienda.
- Capacità di creare valore aggiunto: facciamo recruiting con l’obiettivo di far salire a bordo le persone giuste. Sì ok, ma cosa significa ‘persone giuste’? Persone le cui competenze si possano esaltare e moltiplicare l’un l’altra nei nostri team cross-funzionali, creando valore aggiunto per i nostri clienti.
- Creare una community che lavora all’unisono: la motivazione e l’allineamento delle persone è indispensabile in tutte le aziende e in special modo in quelle, come Flowing, che aiutano i clienti (anche) a prendere decisioni importanti nei loro progetti. Vogliamo con noi persone che si sentano in armonia fra loro e con il nostro modo di lavorare.
Chi sono gli attori nella dinamica di recruiting?
L’aspirante surfer (che di seguito chiameremo ‘candidato’): chi desidera lavorare in Flowing è ovviamente il protagonista, questo processo è incentrato sulla sua figura.
Il team di recruiting: è formato da surfer operativi rigorosamente interni all’organizzazione. Nel team sono rappresentate tutte le diverse professionalità, in modo da far parlare il candidato direttamente con un suo ipotetico futuro collega. Oltre ad una seniority il team possiede attitudine e sensibilità ad accogliere i potenziali candidati, ma anche la forza di non accettare quelli “non giusti” per Flowing. Il team ha la responsabilità di gestire il processo di recruiting, compresa la valutazione della seniority del candidato. Oggi è formato da: Alessandro Minoccheri (backend developer), Alessandro Violini (UX), Michele Focanti (cloud architect).
L’amministratore Unico: Luca Giraldi, detiene il potere e la responsabilità legale di attuare l’assunzione del candidato. Luca è quindi la persona che presenta l’offerta economica e la negozia direttamente col candidato.
Come funziona
Il nostro processo di recruiting ha una dinamica prevalentemente pull, ovvero sono le persone che ci inviano la loro candidatura perché attratte dalla nostra cultura, perché ci hanno visto ad un talk, seguono il nostro blog o podcast o, più semplicemente, hanno letto uno dei nostri annunci di lavoro. Questo per noi è un primo punto importantissimo: il nostro processo parte dal presupposto che il candidato desideri lavorare in Flowing.
Dal momento in cui ci invia la sua candidatura, ci sono cinque momenti in cui questa viene seguita.
1.Per prima cosa il team di recruiting si occupa di leggere la mail e il CV del candidato per verificare che ci siano le condizioni per approfondire. In questa fase ci preoccupiamo solo che le competenze siano in linea di massima attinenti a quello che cerchiamo, che è descritto nell’annuncio. Nella maggior parte dei casi lo sono e allora si fissa una videochiamata di circa trenta minuti per approfondire e conoscersi meglio.
2. Nella prima videochiamata l’obiettivo è capire se ci sono le condizioni per lavorare insieme. Durante questo momento lavoriamo per far emergere eventuali punti di disallineamento culturale e di aspettativa, così da non sprecare il tempo di entrambe le parti. Trattiamo quindi quei punti che per noi sono irrinunciabilmente parte della nostra cultura (tutte le persone indipendentemente dal ruolo devono condividere il nostro approccio) e anche quei punti dove è facile capire se possiamo andare d’accordo oppure no (come ad esempio le aspettative di carriera e retribuzione). Di seguito riportiamo sei aspetti “must-have”, che anticipiamo in ogni nostro annuncio di lavoro, nel paragrafo “Cosa farai in Flowing?”:
- aggiornarsi e apprendere cose nuove
- approccio lean al progetto
- gestione del rapporto con i clienti
- lavoro in team
- lavoro remoto
- aspettative di crescita e evoluzione
3. A questo punto al candidato viene proposta una prova tecnica da svolgere in un momento a suo piacere, in asincrono. Si tratta di una traccia molto libera ma centrata sul tipo di professionalità: frontend developer, backend developer, cloud engineer, ux designer, …. Il tempo per fare la prova è di una settimana, l’inizio di questa settimana è deciso liberamente dal candidato.
Viene anche creato un canale privato in cui il candidato può chiarire tutti i suoi dubbi e fare discussioni di valore con il team di recruiting. Questo perché per noi non è soltanto il risultato della prova ad essere interessante, ma anche come il candidato è arrivato al risultato e come ha richiesto feedback prima della consegna. Quando il candidato termina la prova, viene fissato un momento di discussione, sempre in videochiamata.
4. L’obiettivo della discussione della prova è individuare il livello di seniority del candidato. Viene quindi chiesto di spiegare la prova e le scelte fatte, che diventano poi il presupposto per fare delle discussioni insieme (non è un processo! solo un confronto ). Questo momento dura circa un’ora. Al termine, il team di recruiting si prende del tempo per maturare un feedback.
5. L’ultimo punto del processo concerne il restituire un feedback al candidato.
In caso negativo viene inviata una mail con dei consigli utili a colmare le sue lacune.
In caso positivo, viene organizzata una videochiamata dove, oltre che dare un feedback sulla prova, viene presentata un’offerta economica coerente con la seniority rilevata. Facciamo questo in videochiamata perché riteniamo importante che ci sia una negoziazione trasparente, l’offerta sia chiara e il candidato sia libero di fare domande e controproposte. Di solito ne usciamo con un’offerta definitiva che viene inviata scritta per email al candidato a cui, come è normale che sia, viene dato del tempo per valutare e accettare in via definitiva.
In questa ultima videochiamata, oltre al team di recruiting è presente anche l’amministratore unico per negoziare direttamente eventuali disallineamenti sull’offerta economica e chiarire gli aspetti legati alla burocrazia.
Quali sono i principi che guidano la dinamica di recruiting?
Feedback veloce
Cerchiamo di far emergere il più presto possibile eventuali punti di disallineamento: la prima chiamata che facciamo col candidato è incentrata sugli aspetti che noi consideriamo non negoziabili, in totale trasparenza, perdendo così meno tempo possibile in caso di visioni diverse.
Relazione diretta: chi gestisce il processo di recruiting sono gli stessi colleghi con cui lavorerai
Questo facilita il flusso di informazioni e mette il candidato subito in grado di capire se si troverà bene.
Le persone più che le singole skill
Cerchiamo di avvicinarci alle persone più giuste per attitudine e cultura al nostro modo di lavorare, se in quel momento non hanno tutte le skill necessarie è un elemento secondario (anche se non trascurabile).
Solo recruiter interni
La gestione del recruiting è gestita solo da persone di Flowing in grado di trasmettere la passione e la cultura dell’azienda.
Culture first
Vogliamo essere come un’orchestra che agisce all’unisono. Per questo mettiamo davanti a qualsiasi requisito tecnico l’allineamento a quello che è il nostro approccio e la nostra cultura del fare. Per renderlo più evidente abbiamo anche messo negli annunci un elenco di riferimenti bibliografici che ci hanno ispirato a costruire la nostra cultura, in modo che sia per tutti chiaro cosa è auspicabile e cosa no in Flowing.
Strumenti
Utilizziamo solo tre strumenti in questo processo:
Kanban di recruiting: tutte le candidature arrivate via mail vengono automaticamente aggiunte alla colonna “Arrivati” di una kanban su Trello, poi, a seconda del tipo di professionalità, vengono prese in carico da uno dei membri del team di recruiting che si assegnerà la card e si occuperà di farla scorrere nella kanban.
Slack: durante ogni prova tecnica apriamo un canale privato dove il candidato può farci domande e chiedere feedback rispetto alla sua prova tecnica, creando un canale di comunicazione continua.
Google Meet: tutti i momenti sincroni si svolgono da remoto, possibilmente con webcam accesa.
Riti periodici
Il budget: è un’attività che formalizza in un documento le aspettative economiche per l’anno venturo. Viene redatto ogni anno in autunno. È fondamentale per la dinamica di recruiting perché ci indica quanto vogliamo crescere e come. Questa aspettativa non è scolpita sulla pietra, la rivediamo e raffiniamo regolarmente per accogliere i cambiamenti che emergono durante l’anno.
Iteration meeting di recruiting: ogni due settimane il team di recruiting con l’amministratore unico si vedono per scorrere la kanban dei candidati e far emergere eventuali blocchi. In questa occasione viene anche verificato se stiamo rispettando il piano di crescita annuale previsto dal budget e valutiamo eventuali modifiche dello stesso.
Planning settimanale: come abbiamo raccontato qui, durante il rito del planning settimanale di Flowing condividiamo anche informazioni importanti che vengono dal processo di recruiting come:
- annuncio di candidature andate a buon fine: nuovi surfer in arrivo!
- ricerca di un tutor per l’onboarding dei nuovi surfer in arrivo,
- presentazione di nuovi surfer.
Punti su cui stiamo lavorando
La prova tecnica
Ad oggi è molto onerosa per il candidato. Non sempre tutti sono disposti a investire così tanto tempo. In alcuni casi abbiamo iniziato a sostituirla con delle sessioni di pair programming.
La RAL
Ad oggi scriviamo sugli annunci quella che per noi è la forbice di RAL che consideriamo. Abbiamo in programma di lavorarci per rendere espliciti gli elementi che usiamo per formulare le proposte economiche in modo più chiaro e trasparente. E spiegare cosa cambia per noi tra un candidato che si attesta verso la parte più bassa della forbice e uno che si attesta nella parte più alta.
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