Organizzazioni agili e inclusive

Riporto qui il testo di una mia intervista che da qualche giorno è presente nel sito peplab.
Nell’intervista faccio una fotografia dello stato attuale delle organizzazioni e aggiungo le mie riflessioni nate dall’esperienza diretta di quelle che ho potuto conoscere e vedere in questi anni.

Utilizzo il termine organizzazione per includere allo stesso modo aziende più o meno strutturate, associazioni e semplici team di progetto, cioè tutte quelle situazioni dove un gruppo di persone si trova a lavorare insieme per realizzare qualcosa.

Ci fai una fotografia dello stato attuale delle organizzazioni e delle persone che le compongono?

Le persone si sentono frustrate. La maggior parte, all’inizio, è pronta a dare il massimo ed è piena di idee su come fare al meglio il proprio lavoro. Offre con entusiasmo le proprie capacità intellettuali solo per scontrarsi con decisioni che arrivano dall’alto, che risultano incomprensibili e lontane dalla realtà di chi si trova poi in prima linea.
In questi anni la disoccupazione è altissima e ci aspetteremmo che chi ha un lavoro sia contento di averlo e se lo tenga stretto. Invece secondo studi fatti negli ultimi anni la soddisfazione dei lavoratori è ai minimi storici e in continua discesa, lo stesso trend vale per il coinvolgimento e l’impegno sul luogo di lavoro, addirittura il 30% dei lavoratori sono “attivamente contro” l’organizzazione per cui lavorano.
È stato calcolato che solo negli Stati Uniti questo atteggiamento dei lavoratori costa più di 300 miliardi di dollari di mancata produttività alle aziende.
Però la strada non è affatto semplice, neanche per quei manager che provano ad abilitare le persone ad essere autonome nel prendere le decisioni: spesso si ha che fare con una cultura degli alibi profondamente radicata e con non-decisioni guidate dalla paura di assumersi la responsabilità.

Cosa è cambiato rispetto al passato?

Le organizzazioni nell’ultimo secolo si sono strutturate e hanno gestito il lavoro in modo da essere nel tempo “durature”, “stabili” e “prevedibili”. Il motivo è piuttosto comprensibile: poter pianificare in modo più preciso possibile il futuro in modo da fare investimenti oggi che rientrino amplificati domani.
E per ottenere questo la base su cui tutti poggiano è quello di dividere le persone che devono pensare e prendere decisioni da quelle che devono attuarle facendo nascere tutta una serie di strutture gerarchiche in cui il potere decisionale e di conseguenza la responsabilità delle decisioni in termini di oneri e onori è riservato alla punta della “piramide” e il resto e delegato alla sola esecuzione.
Il sistema funzionava nell’era industriale oggi però stiamo vivendo una forte trasformazione.
L’evoluzione tecnologica, la globalizzazione, la crisi economica sono solo alcuni delle fattori che stanno contribuendo a questa trasformazione.
La facilità e velocità con cui oggi è possibile raggiungere le informazioni e condividerle, e di conseguenza la velocità con la quale queste informazioni cambiano è di diversi ordini di grandezza più alta di quella di soli 10 anni fa.
Oggi è possibile che un problema venga sollevato in un continente, studiato in un’altro e risolto in un altro continente ancora.
Questo fa sì che il vecchio sistema che va alla ricerca della “stabilità” e “prevedibilità” stia crollando su se stesso ed i sintomi sono piuttosto evidenti.

Quali sono le caratteristiche principali che un’organizzazione deve avere per essere al passo con i tempi e quali strumenti si possono applicare per permettere il cambiamento?

Per affrontare questa trasformazione le organizzazioni devono seguire in nuovo modello che le porti ad essere adattabili e in grado non solo di cambiare ma di sfruttare il cambiamento per diventare più forte più saggia e avere più successo. questo vale sia per organizzazioni piccole (team) sia per organizzazioni grandi (aziende).
Per ottenere questo fortunatamente esistono oggi diversi sistemi e strumenti che agevolano questa trasformazione e che in particolare lavorano su tre aspetti fondamentali: l’agilità dei processi, l’inclusività delle persone e l’apertura all’accesso alle informazioni.
Strumenti come LEGO® Serious Play possono aiutare l’inclusività delle persone nei processi decisionali e nella creazione di coinvolgimento positivo, o l’utilizzo di un approccio lean e il metodo kanban per migliorare i processi in modo evolutivo concentrando le energie su ciò che produce direttamente valore.
Ma quello che credo sia la cosa veramente importante e principale dalla quale non si può prescindere è che mai come oggi le organizzazioni dipendono da tutte le persone che le costituiscono. Sono le persone che devono lavorare sulle interazioni che hanno le une con le altre in modo da poter “abbracciare” il cambiamento e non combatterlo.
Per questo la prima cosa su cui lavoro nelle organizzazioni che seguo è quella di creare e istituzionalizzare momenti per guardarsi allo “specchio” (retrospettive) dando voce a tutti per riconoscere i problemi che ci sono, renderli evidenti a tutti, che è l’unico modo perché poi ci si possa mettere al lavoro per risolverli.
Questi sistemi oggi sono una realtà e molte aziende di tutti i tipi e dimensioni li stanno applicando ottenendo risultati concreti. aziende di fama internazionale come Google o Spotify adottano questi metodi ma anche in italia ci sono realtà che stanno facendo un lavoro eccellente. Penso a Cocoon Projects che ha creato LiquidO un modello di organizzazione liquida che apre la governance dell’azienda in modo che tutti possano contribuire eliminando di fatto le gerarchie e promuovendo un sistema basato sulle persone e sul merito. Modello che stiamo applicando con soddisfazione anche in e-xtrategy da oramai un anno.

È con questo spirito ad esempio che stiamo lavorando con alcuni nostri partner e clienti come tonidigrigio in modo da facilitare l’adozione di buone pratiche e di un approccio all’organizzazione del lavoro in grado di sfruttare il cambiamento.

Negli ultimi anni abbiamo lavorato e investito molto nella crescita delle organizzazioni, a partire dalla nostra. E quello che abbiamo osservato è un andamento sempre molto simile, quasi identico: si comincia a lavorare su metodi e strumenti per sistemare le problematiche maggiori e più evidenti, per poi finire, sempre, a parlare di valori, principi e persone.

Altra conferma, ce ne fosse ancora bisogno, che il valore che ogni azienda consegna passa sempre e comunque dalle persone.