Ondanks de adviezen “werk zoveel mogelijk thuis” en “vermijd drukte” zijn veel kantoren heropend of aan het kijken hoe de eerste medewerkers weer kunnen gaan terugkeren de komende tijd. Met de wetenschap en ervaring van de afgelopen maanden nog vers in het geheugen en de onzekerheid over een nieuwe opleving van het coronavirus is het essentieel om te zorgen dat de organisatie dit keer klaar is voor de nieuwe, flexibele manier van werken. In dit blog leggen we uit waarom.
Komt er wel of geen opleving van het Coronavirus? Kunnen we deze zomer voldoende afstand houden? Hoe gaat dat in het najaar? En als er een vaccin en/of medicijn is; komt er dan een gemuteerde opvolger waardoor we weer van voren af aan beginnen? Vragen waar we vooralsnog geen antwoord op krijgen, maar waar we al wel rekening mee moeten gaan houden in de strategie van de organisatie van de komende jaren. Meer dan ooit tevoren zijn de strategie van organisatie en de bijbehorende IT-strategie aan elkaar gekoppeld. Eigenlijk is de enige enabler van “niet op kantoor werken” de IT. Kantoorwerk is tegenwoordig gewoon meer dan 70% computerwerk geworden en als je die andere 30% thuis zou moeten doen, is een computer het eerste waar je naar grijpt. Zonder een goed uitgeruste IT wordt overleven de komende tijd nog een stuk moeilijker.
Vooruitgang
Voordat je denkt dat het alleen maar kommer en kwel is… nee, thuiswerken heeft absoluut zijn voordelen. Niet alleen op persoonlijk niveau waardoor medewerkers een betere balans kunnen vinden tussen privé en werk én flexibeler zijn in de werktijden. Ook vanuit het oogpunt van de organisatie zijn er voordelen; je bent een aantrekkelijkere werkgever voor de medewerkers, planning kan flexibeler én je kan kijken of je kan besparen op je kantoorruimte. Meer thuiswerken betekent minder mensen op kantoor en dus kun je kijken naar een flexibele invulling van minder fysieke werkplekken.
Wees voorbereid
Wat wel duidelijk is, is dat thuiswerken alléén voor weinig medewerkers een ideaal scenario is. Behalve het gebrek aan echt contact met collega’s (al is het op 1,5 meter) is simpelweg een verandering van plek om te werken van thuis naar een kantoor al een fijne afwisseling. Er moet een evenwicht gevonden worden tussen flexplekken op kantoor en een goede werkplek thuis. Die kan dan niet bestaan uit de eigen laptop, de schermen van kinderen en de bureaustoel die vanuit kantoor meegenomen is. In verband met de noodzaak rondom thuiswerken vanuit de coronacrisis zijn de ARBO-regels hier en daar niet zo nauw genomen en dat is volledig logisch. Dat algemene gedoogbeleid is echter niet houdbaar en na terugkeer op kantoor moet er serieus gekeken worden naar nieuwe scenario’s met thuiswerken in verschillende gradaties.
Het ‘oude normaal’
Medewerkers zijn behoorlijk welwillend om mee te buigen, maar de vraag is of ze een nieuwe lange periode van thuiswerken accepteren als het niet goed gefaciliteerd is; goede devices, goede applicaties, goede planning, duidelijke werkinstructies, etc. Nu wordt het ‘we hebben het druk, wachttijden voor onze customer care lopen op’ nog geaccepteerd omdat het gemeengoed is. Maar zou het niet fantastisch zijn om dit te fixen vóór de volgende crisis? Dan wordt het ‘oude normaal’ juist een unique selling point; “bij ons geen wachtrijen, direct geholpen en geen vertragingen”…
Verschillende scenario’s
Er zijn weinig organisaties die compleet voorbereid zijn zowel op kantoor als voor de thuiswerkplekken en dus zit er maar één ding op: maak verschillende scenario’s en koppel daaraan de investeringen die je moet doen. Mocht je dan bijvoorbeeld voor het vraagstuk komen te staan of er nieuwe devices aangeschaft moeten worden voor de medewerkers, dan is het wellicht handig dat je kunt kiezen voor een scenario waarbij je nu meer investeert in een laptop of tablet in plaats van een thin client of desktop. Het zorgt er gelijk voor dat het device meegenomen kan worden waardoor de gebruiker flexibel(er) is, makkelijker kan videobellen bijvoorbeeld. Dat is nu precies wat je wilt bereiken rondom werken in de toekomst; flexibiliteit om de onzekerheid te kunnen counteren.