Circet is de toonaangevende leverancier van netwerkdiensten in Europa en Noord-Afrika. Het bedrijf heeft meer dan 15.000 mensen in dienst en boekte in het laatste boekjaar een groei van 45%, met een omzet van meer dan € 2 miljard. De activiteiten van Circet groeiden snel voor de opkomst van COVID-19, en de (gedwongen) overstap naar werken op afstand in 2020 heeft het eisenpakket van klanten verhoogd waardoor de organisatie op zoek ging om medewerkers beter te laten samenwerken.
Aangemoedigd door de groei en verhoogde eisen vanuit klanten ging Circet op zoek naar manieren om de medewerkers ‘in het veld’ en op het hoofdkantoor beter met elkaar te verbinden. Het idee achter het creëren van deze nieuwe verbindingen was niet alleen om de buitendienstmedewerkers te ondersteunen, maar ook om verzameling van kennis en gegevens uit het veld te versneld te centraliseren waardoor iedereen bij Circet hiervan profiteerde.
Een pilotprogramma dat vlak voor het begin van de pandemie werd uitgevoerd, toonde aan dat Microsoft Teams goed geschikt was voor deze complexe taak. Er was echter nog geen volledige Teams-implementatie toen het werken op afstand zich in 2020 snel uitbreidde, en Circet had op dat moment dringend een oplossing nodig die zijn mensen bij elkaar kon brengen.
Met de extra druk van gedwongen thuis- en telewerken wist het bedrijf dat er een snelle, professioneel beheerde Teams-implementatie nodig was. Om Teams te helpen implementeren, deed Circet een beroep op de expertise van Powell Software en Claranet, beide lid van het Microsoft Partner Network.
Als je mensen toegang geeft tot nieuwe productiviteitssoftware zonder ze een raamwerk te bieden, kun je op barrières stuiten bij de acceptatie ervan. We wilden niet dat dit zou gebeuren met onze Teams-implementatie, dus kozen we ervoor om Powell Teams over de oplossing te leggen om een betere governance en een eenvoudige gebruikerservaring te garanderen,”
Business Expert - Circet
Technologies
- Microsoft 365, Microsoft OneNote, Outlook, Planner, SharePoint, Teams
- Microsoft Graph
- Azure, Azure Active Directory
- Power Platform, Power Automate
- Powell Teams
Medewerkers verbinden
Circet wilde de communicatie tussen het kantoorpersoneel en de buitendienstmedewerkers verbeteren. Een behoefte die met thuis- en telewerken nog urgenter is geworden. Om iedereen verbonden te houden, had Circet een gepersonaliseerd, rolgebaseerd communicatieplatform nodig.
Powell Teams is een oplossing van Powell Software die gericht is op het uitbreiden van de mogelijkheden voor beheer, teamwerk en controle die beschikbaar zijn in Teams. Om deze functionaliteit te bieden, maakt Powell Software gebruik van de Microsoft Graph API om snel en eenvoudig gebruikerssjablonen aan te maken binnen Teams. Deze sjablonen zijn ontworpen om verschillende aspecten van de rol van een medewerker vast te leggen, zoals titel, afdeling en regio. Na de implementatie van de oplossing werden deze sjablonen een topprioriteit bij Circet. Het bedrijf heeft vier aangepaste sjablonen gedefinieerd voor haar medewerkers: accountants, buitendienstmedewerkers, project- en programmamanagers en backofficemedewerkers. Deze sjablonen zijn ook gebaseerd op locatie, waardoor medewerkerskanalen worden gecreëerd voor elk land waarin Circet actief is.
De Teams-templates die Powell Teams aanbiedt zijn kant-en-klaar voor gebruik, maar kunnen ook worden aangepast aan specifieke behoeften. Dit is precies waar we de oplossing het meest nuttig vonden. De flexibiliteit en ruimte voor ons eigen creatieve denken, gaven ons echt de controle die we nodig hadden om Teams op grote schaal en snel in te zetten.”
Business Expert - Circet
Om deze voordelen te creëren, vertrouwt Powell Software sterk op Microsoft Graph, dat een toegangspoort biedt tot data en intelligentie voor de Microsoft 365-implementaties van haar klanten.
Met behulp van Microsoft Graph creëerde Powell Software rolspecifieke dashboards en intranetpagina's voor medewerkers van Circet. Powell Teams is gebouwd bovenop een breed scala aan Microsoft Graph API's voor Teams.
Microsoft Graph stelt Powell Teams bijvoorbeeld in staat om:
- Informatie te verzamelen over de eindgebruikers van haar klanten, zoals de teams en kanalen waar ze lid van zijn geworden.
- Nieuwe teams en kanalen aan te bieden op basis van sjablonen die zijn gedefinieerd door de IT-beheerders en andere zakelijke belanghebbenden van de klant.
- Azure Active Directory identiteiten en gebruikersrechten beheren.
- Outlook-agenda's van gebruikers interpreteren om de beschikbaarheid van medewerkers te bepalen en hen uit te nodigen voor bijeenkomsten, zoals de “Virtual Coffee Machine” die is toegevoegd aan de zogenaamde sociale modellen.
- Relevante documenten en nieuws voor te stellen op basis van werknemersconnecties, met behulp van de people en insights API's.
We hebben zeker een aantal zeer competente ontwikkelaars bij Circet. Maar omdat we zelf overvol zaten na de overgang naar thuis- en telewerken, was het essentieel om te kunnen vertrouwen op experts van Claranet om dit Teams-deployment project succesvol af te ronden.”
Business Expert - Circet
De digitale werkplek verenigen
Sinds de implementatie van Powell Teams medio 2020 door Claranet heeft ruim de helft van de Circet-medewerkers zich aangesloten bij minimaal 20 tot 30 Teams-kanalen. Veel van deze kanalen zijn opgezet bij de start van nieuwe projecten en helpen medewerkers om kritieke projecten van begin tot eind te organiseren en te beheren. Dashboards die zijn gemaakt met Powell Teams en Microsoft Graph zijn belangrijke productiviteitstools geworden.
Standaardisatie en optimalisatie vormen de kern van de groeistrategie van Circet. Terwijl de meer gevestigde vestigingen van het bedrijf zich aangepast hebben aan het werken op afstand, staan andere nieuwere afdelingen voor de dubbele uitdaging om hun activiteiten te upgraden en zich tegelijkertijd aan te passen aan hun thuislocaties.
Dankzij Teams bouwen we nauwere relaties op met onze collega's in verschillende landen en kantoren, en creëren we een hechtere gemeenschap. We kunnen samen nadenken over de ontwikkeling van best practices, wat volgens mij kan helpen om de activiteiten binnen de hele groep te optimaliseren.”
Business Expert - Circet
Circet is van plan om Powell Teams-sjablonen te gaan gebruiken bij het inwerken van nieuwe medewerkers. Hierdoor worden ze automatisch ingeschreven in een speciaal Teams-kanaal dat is opgebouwd op basis van een Powell Teams-sjabloon, waardoor ze toegang krijgen tot welkomstdocumentatie in OneNote, het SharePoint-intranet van de organisatie en een Microsoft Planner-account dat de volgende stappen in hun introductie schetst. “We hebben Teams en de integratie met Microsoft 365-oplossingen gebruikt om een schijn van structuur te creëren die vergelijkbaar is met wat onze medewerkers ervaren wanneer ze face-to-face zijn. Het is ook een belangrijk hulpmiddel geweest in onze zoektocht naar standaardisatie in de vele internationale operatiecentra,” legt Matthieus Kermorvant uit.
Circet heeft ook het aanmaken van nieuwe teams geautomatiseerd, door gebruik te maken van de Powell Teams connector voor Power Automate om nieuwe kanalen aan te maken en meldingen van de aanmaak naar belanghebbenden te sturen.
De toekomst van de hybride werkplek
Circet schrijft zijn snelle aanpassing aan telewerken toe aan de adoptie van zowel Powell Teams als Microsoft 365-applicaties. De uitrol werd zeer snel gerealiseerd, niet in de laatste plaats door de structuur en gemeenschapszin die Teams biedt en die nu een centrale plaats inneemt in het digitale landschap van de organisatie.
Circet is van plan om Powell Teams te blijven gebruiken om nieuwe oplossingen voor hybride werken te creëren, nu medewerkers weer op locatie aan het werk zijn. Er wordt gekeken naar een oplossing voor het boeken van kantoren die een kaart laat zien met de kantoren die voor die dag geboekt zijn en de kantoren die wel beschikbaar zijn. Op deze manier is het mogelijk om van tevoren je kantoor te boeken voor de dagen dat je op kantoor bent en te zien hoe vol het kantoor op die dagen zal zijn. Ook hier gebruikt Powell Teams Microsoft Graph om te zoeken in een database voor kantoorreserveringen in SharePoint.
Of de toekomst van Circet nu een volledige terugkeer naar kantoor is of een hybride werkplek is, het bedrijf heeft er alle vertrouwen in dat de nieuwe digitale tools van Powell Teams, ondersteund door Microsoft Graph, een belangrijke rol zullen spelen in het IT-landschap.
We hebben nu een oplossing die gesprekken tussen onze voorheen enorm uiteenlopende werkgroepen kan versnellen en homogeniseren. Bovendien kunnen we er zeker van zijn dat al onze processen en gegevens binnen de veilige grenzen van Microsoft 365 blijven"
Business Expert - Circet
Samenvatting
Uitdaging
Circet wilde de samenwerking en cohesie tussen collega’s op kantoor en op de weg versterken én de gegevens uit het veld verzamelen en centraliseren
Oplossing
Claranet gaf ondersteuning bij de implementatie en ingebruikname van Powell Teams en paste de gebruikerservaring van Teams aan met behulp van Microsoft Graph
Resultaat
Resultaat: Circet heeft een uniform beeld van de digitale werkplek en ziet verbetering van de samenwerking tussen kantoor- en buitendienstmedewerkers én telewerkers, over afdelingen en landsgrenzen heen