Claranet houdt de IT van Schipper Groep al tien jaar bij de tijd

De betekenis van een partnership

We vragen Patrick de Jong, ICT Manager bij Schipper Groep, wat hij concreet van het partnership met een IT-dienstverlener verwacht. “Eigenlijk geef je zelf het antwoord al,” reageert De Jong. “Ik verwacht een echt partnership, en dat behelst meer dan de standaardrelatie met een leverancier.” Het is voor de ICT Manager zaak gezamenlijk met de dienstverlener bij vraagstukken op te trekken. “Ik zoek dus niet een partij die anoniem uren draait en een product oplevert. Maar werkelijk persoonlijk contact, met de ruimte om eerlijk en open tegen elkaar te zijn. Ook als een keer iets niet helemaal lekker loopt. En we uitdagingen die we tegenkomen gezamenlijk oplossen.” Een echt partnership dus, en dat vond De Jong destijds bij Quinfox en dat bleef bij Claranet.

Schipper zocht een partner met omvang en kennis

Het ligt in de natuur van IT’ers en IT-afdelingen om met de dagelijkse uitdagingen bezig te zijn én na te denken over de nieuwste technische ontwikkelingen. Terugkijken, en zeker tien jaar terugkijken, is minder gebruikelijk. Maar om het partnership met Claranet te onderzoeken, werpen we toch een blik over onze schouder.
“Voordat we de samenwerking met Quinfox startten hadden we alle hardware in huis,” geeft Patrick de Jong aan. “Wel is het traditie bij ons om de technische kennis in te kopen.” Hij bedoelt daarmee, dat er steeds een externe partij was die de omgeving installeerde en beheerde, “maar we hadden de complete stack zelf in eigendom. Een en ander draaide in één van de onze eigen vestingen.”
Het risico dat dan bestaat, en waar Schipper Accountants tegenaan liep, is dat de omgeving veroudert. “Je vervangt weliswaar steeds weer bepaalde onderdelen, maar je ontkomt uiteindelijk niet aan de grote vervangingsronde.” Daarnaast werd de organisatie eigenlijk te groot voor de IT-partijen waarmee het bedrijf tot dan werkte. “Het ontbrak hen aan bepaalde expertise.” Deze combinatie van factoren zorgde ervoor dat Schipper een RFP uitschreef, waarop verschillende IT-partijen reageerden.

Vraag naar cloud-oplossingen

“Het opvallende is, dat bij al die inschrijvingen toch uitgegaan werd van een on-premise oplossing,” herinnert Patrick de Jong zich. “Dat was reden voor ons om een tweede ronde uit te schrijven en daarbij expliciet een aantal cloud-partijen aan te sporen hun visie te delen, en daar is Quinfox uitgekomen.” De Jong geeft aan dat die dienstverlener niet alleen met een goed concept kwam, maar dat het ook een partij leek die qua cultuur en manier van werken bij Schipper paste. “Dat bleek inderdaad zo te zijn.” De dienstverlener stond in de accountancy-branche goed bekend en was ook vertrouwd met de specifieke applicaties die in de sector gebruikt worden, een aspect dat na de overname door Claranet niet veranderde.

Kennis van de markt

Met de keuze voor deze dienstverlener kwam ook het besluit alle IT buiten de deur te brengen. “Quinfox bouwde de gehele omgeving in het datacenter dat ze zelf huurden, en wij namen de dienst af en betaalden naar gebruik.” Claranet werkt nog steeds samen met Interconnect als het gaat om colocatie-diensten, en dat was 10 jaar geleden niet anders. "De betreffende hardware stond in het datacenter van Interconnect in Den Bosch, de plaats overigens waar Quinfox ook gevestigd was.”
Quinfox was, zoals gezegd, een partij die in de accountancy-markt goed bekend stond en dat is Claranet nog steeds. De Jong: “Ze hebben kennis van onze applicaties. En nog belangrijker: ze hebben ingangen bij onze applicatieleveranciers.” Dat is van belang omdat de IT-partner ook verantwoordelijk is voor het technisch applicatiebeheer. “Heel specifiek geldt dit voor Caseware, een applicatie die veel door accountants gebruikt wordt.”
De Jong voegt eraan toe dat los van Caseware, dat nog geen volledige cloudpropositie heeft, het technisch applicatiebeheer tegenwoordig minder spannend is dan in het verleden. “De leverancier biedt het immers zelf aan vanuit de cloud.”
Daarmee verandert ook de rol van de IT-dienstverlener, stelt de ICT Manager van Schipper Groep. “Die moet ons nu eigenlijk vooral helpen met het adopteren van moderne technieken. En ook daarvoor kunnen we bij Claranet heel goed terecht.” Op dit moment speelt Claranet bijvoorbeeld een belangrijke rol bij het begeleiden en adviseren van Schipper op het gebied van security.

Betalen naar gebruik

Als we constateren dat een zo forse stap naar de cloud in 2013 nogal vooruitstrevend was, relativeert Patrick de Jong dit. “Wat is cloud? Tot dat moment hadden we de hardware in Goes staan en alle vestigingen van Schipper Groep logden daarop in. Dat was ook al een vorm van cloud.” Het was dus, in letterlijke zin, in 2013 een overstap naar managed services. “Het voorkomt dat je steeds weer een grote investering moet doen, die bij de tijd moet houden maar er toch niet aan ontkomt na verloop van tijd de hardware te vervangen. IT is niet de core business van onze onderneming, dus in deze vorm zijn we zeker van een up-to-date omgeving en betaal je naar gebruik.”

Intern IT-team

De stap naar Managed Services brengt overigens niet met zich mee dat Schipper geen intern IT-team heeft. De Jong: “al voor onze samenwerking met Claranet startte, verzorgden we zelf de eerstelijns support, en dat is nog steeds zo.” Het technisch beheer ligt, zoals beschreven, bij Claranet, maar een stuk functioneel beheer wordt zeker nog bij Schipper intern gedaan.
Claranet verzorgt daarnaast het onderhoud op het Azure-platform, waarop een aantal on-premise applicaties draait. “Azure Virtual Desktop gebruiken we om een applicatie als Caseware te publiceren naar de laptops van de medewerkers.” In de praktijk betekent dit dat de medewerker zijn browser opstart en dan naar de verschillende applicaties gaat. “Het beheer van de laptops doen we zelf, vanuit Microsoft 365.”

De Jong gaat verder in op de manier waarop de accountants hun werk kunnen doen via de browser van een laptop. Accountants werken doorgaans met heel zware bestanden. “Onze medewerkers werken met veel data, maar die staan in de applicaties die ze gebruiken,” legt De Jong uit. “De data komen niet op de laptop terecht, maar staan in het Azure Platform dat Claranet gebouwd heeft en beheert in het geval van bijvoorbeeld Caseware, of ze staan bij de applicatieleverancier, zoals ons CRM-systeem AFAS.”
Uiteindelijk blijven er bestanden over, die niet in een applicatie zitten. “Voorheen bevonden die zich in de fileserver van Citrix, maar die hebben we in de laatste moderniseringsslag gemigreerd naar SharePoint.” Daarmee zijn feitelijk ook die data in de cloud gekomen. “Dus op de laptops staan in feite weinig data. Deze manier van werken zorgt voor een hele goede gebruikerservaring.”

Make modern happen

“Schipper is precies zo’n klant waarbij we samen optrekken in de continue ontwikkeling(sreis) op gebied van IT”, zegt Peter van den Broek, die als Relatie Manager bij Claranet intensief met Schipper Groep samenwerkt. “Dit is eigenlijk ook het fundament van onze strategie om klanten in hun continue reis naar nieuwe en moderne IT te begeleiden. We make modern happen, noemen we dat zelf.”

Van den Broek geeft aan dat de ontwikkelingen in de IT razendsnel gaan. “En wij zorgen ervoor dat onze klanten bijblijven. Het maakt daarbij niet uit waar ze in het transformatietraject zitten of op welke manier ze een digitaliseringsslag willen aanpakken.” Claranet zorgt ervoor naast én achter de klant te staan, om ze die volgende stap te laten maken. Van den Broek: “Dit doen we voor Schipper nu inmiddels al ruim tien jaar, en ik verwacht nog vele jaren in de toekomst.”

Voorbereid zijn op de toekomst

Zoals eerder gezegd gaat het Patrick de Jong bij de samenwerking met Claranet zeker ook om het samen onderzoeken hoe de toekomstige IT-strategie eruit moet zien. “Op dit moment kijken we voornamelijk naar de cyberweerbaarheid van de organisatie. En daarnaast onderzoeken we zeker ook wat we qua datawarehousing en datascience kunnen oppakken. We hebben heel veel data en zouden daar wellicht meer mee kunnen doen in de toekomst.” Ook staat een ISO 27001-certificering op de agenda, waarbij nauw met IT-partners zal worden samengewerkt.