Maximaliseer de kracht van Microsoft 365 Copilot

In de snel evoluerende digitale wereld is Microsoft 365 Copilot een krachtige tool voor bedrijven die hun productiviteit willen verbeteren. Echter, de implementatie en adoptie van deze AI-gestuurde assistent brengen ook uitdagingen met zich mee, zoals beveiligingsrisico's, informatiebeheer en governance. In deze blog onderzoeken we hoe organisaties Microsoft 365 Copilot effectief kunnen inzetten om succes te behalen.

De realiteit van Microsoft 365 Copilot voor Microsoft 365

Microsoft 365 Copilot is een van de meest besproken productiviteitstools van de afgelopen tijd. Met een door GPT aangedreven AI-assistent biedt het organisaties de kans om een revolutie teweeg te brengen in hun manier van werken. Maar hoewel het potentieel enorm is, is Microsoft 365 Copilot nog in ontwikkeling en de best practices voor implementatie moeten nog vorm krijgen.

Voor sommige organisaties komen de verwachtingen nog niet overeen met de realiteit. Volgens Gartner vindt slechts 3% van de organisaties dat Microsoft 365 Copilot tot nu toe significante waarde levert. Daarnaast heeft 40% van de organisaties de implementatie minstens drie maanden uitgesteld vanwege zorgen over de beveiliging en het rendement op de investering. Dus, wat is de beste manier om ervoor te zorgen dat Microsoft 365 Copilot zijn belofte waarmaakt?

Beveiligingsrisico's aanpakken met Microsoft 365 Copilot

Een van de grootste uitdagingen van Microsoft 365 Copilot is de kans op beveiligingsproblemen. Als het niet goed wordt beheerd, kan het delen van gegevens binnen Microsoft 365 Copilot te open zijn, waardoor er risico's ontstaan voor de blootstelling van gevoelige informatie.

Microsoft 365 Copilot kan bijvoorbeeld standaard vertrouwelijke gegevens openen en ophalen zonder de juiste beveiligingen. Zonder duidelijke toegangscontroles kunnen organisaties te maken krijgen met complianceschendingen en ongeoorloofde datalekken.

Hoe kan je beveiligingsrisico's verminderen:

• Stel strikte toegangscontroles in om te bepalen wie Microsoft 365 Copilot mag gebruiken en tot welke gegevens het toegang heeft.
• Voer regelmatig audits uit van het beheerbeleid om onbedoelde gegevenslekken te voorkomen.
• Creëer een robuust beveiligingsraamwerk te creëren voor Microsoft 365 Copilot.

De impact van slecht informatiebeheer

Het succes van Microsoft 365 Copilot hangt af van de kwaliteit van de gegevens binnen Microsoft 365. Als gegevens ongeorganiseerd, dubbel of verouderd zijn, kunnen de antwoorden van Microsoft 365 Copilot onnauwkeurig of nutteloos zijn, wat resulteert in een lage adoptie.

• 76% van de bedrijven met slecht informatiebeheer meldt dat de betrokkenheid bij Microsoft 365 Copilot snel afnam.
• 83% van de bedrijven zegt dat hun werknemers moeite hebben om Microsoft 365 Copilot te integreren in hun dagelijkse routines vanwege ongestructureerde gegevens.

Je kunt informatiebeheer verbeteren door eerst bestaande gegevens op te ruimen en duidelijke gegevensbeheerprocessen in te richten voordat je Microsoft 365 Copilot implementeert. Vervolgens is het belangrijk om gestructureerd contentbeheer te introduceren, zodat dubbele of overbodige gegevens worden geëlimineerd. Tot slot optimaliseer je jouw Microsoft 365-omgeving om het maximale uit Microsoft 365 Copilot te halen.

Governance heroverwegen voor AI-aangedreven tools

De introductie van Microsoft 365 Copilot dwingt organisaties om hun governance-aanpak te heroverwegen. Nu AI-gegenereerde content deel gaat uitmaken van de dagelijkse workflows, moeten IT-afdelingen ervoor zorgen dat wordt voldaan aan compliance- en beveiligingsstandaarden. Een belangrijk punt van zorg is of AI-gegenereerde content compliance risico's met zich mee kan brengen. Zonder een gestructureerd governance framework kan het voor bedrijven moeilijk zijn om de regelgeving te controleren en AI-misbruik te voorkomen.

Je kunt governance versterken door een AI-controlebeleid op te stellen waarmee je het gebruik van Microsoft 365 Copilot en de impact ervan effectief kunt volgen. Daarnaast is het essentieel om duidelijke richtlijnen te ontwikkelen voor AI-gegenereerde inhoud, zodat je voldoet aan wettelijke en compliance-vereisten. Tot slot zorg je ervoor dat de adoptie van Microsoft 365 Copilot goed aansluit bij bestaande best practices binnen jouw organisatie.

Training en veranderingsbeheer - de sleutel tot adoptie

Om Microsoft 365 Copilot echt effectief te laten zijn, hebben medewerkers meer nodig dan alleen basistraining. Ze hebben voortdurende training en praktische begeleiding nodig om AI effectief te integreren in hun dagelijkse werk.

• 87% van de bedrijven zegt dat werknemers continue ondersteuning en training nodig hebben om het meeste uit Microsoft 365 Copilot te halen.
• 73% van de organisaties vond dat Microsoft 365 Copilot meer inspanning op het gebied van verandermanagement vergde dan ze hadden verwacht.

Om een succesvolle adoptie van Microsoft 365 Copilot te realiseren, is het belangrijk om niet alleen te focussen op de technische implementatie, maar ook op het meenemen van de gebruikers in de verandering. Begin met interactieve training waarin realistische, praktijkgerichte use cases centraal staan. Dit helpt medewerkers om de kracht en mogelijkheden van Copilot écht te begrijpen en toe te passen in hun eigen werk. Daarnaast is het van grote waarde om voortdurende coaching en ondersteuning te bieden. Door gebruikers regelmatig te begeleiden en successen te delen, groeit hun vertrouwen in het gebruik van AI en durven zij Copilot steeds actiever in te zetten. Een gestructureerd change management programma vormt hierbij de rode draad. Hiermee borg je niet alleen de adoptie op de lange termijn, maar zorg je ook voor duidelijke communicatie, betrokkenheid van stakeholders en het wegnemen van eventuele weerstand. Bovendien: maak het leuk en toegankelijk! Organiseer bijvoorbeeld een ‘Prompt-a-Thon’ waarbij medewerkers samen experimenteren met prompts en ideeën uitwisselen. Dit vergroot niet alleen het enthousiasme, maar stimuleert ook kennisdeling en creatief gebruik van Microsoft 365 Copilot in de hele organisatie.

De rol van een ervaren IT-partner bij Microsoft 365 Copilot adoptie

Hoewel Microsoft 365 Copilot opwindende mogelijkheden biedt, komt het ook met uitdagingen die specifieke expertise, tijd en middelen vereisen. Om de waarde te maximaliseren en adoptie hindernissen te overwinnen, wenden veel organisaties zich tot een ervaren IT-partner voor:

• 24/7 deskundige ondersteuning voor Microsoft 365 en Microsoft 365 Copilot.
• Proactief beveiligingsbeheer om risico's te minimaliseren en compliance te garanderen.
• Uitgebreide governance frameworks om AI-gegenereerde content onder controle te houden.
• Op maat gemaakte trainingsprogramma's om het gebruik van Microsoft 365 Copilot te stimuleren.
• Geavanceerde monitoring en rapportage om de prestaties van Microsoft 365 Copilot te volgen en het gebruik te optimaliseren.

Jouw organisatie klaarmaken voor de toekomst met Microsoft 365 Copilot

De opkomst van GenAI-tools zoals Microsoft 365 Copilot markeert een transformatieve verschuiving in de manier waarop medewerkers toegang hebben tot en omgaan met gegevens. Maar om de voordelen ten volle te benutten, moeten organisaties investeren in zorgvuldige planning, governance en voortdurende optimalisatie.

Als Microsoft Solutions Partner heeft Claranet diepgaande expertise in infrastructuur (Microsoft Azure), data & AI, digitale transformatie, beveiliging en modern werken. Met jarenlange ervaring in het implementeren van AI-aangedreven werkplekoplossingen, helpen we organisaties het volledige potentieel van Microsoft 365 Copilot te ontsluiten.

Microsoft 365 Microsoft 365 Copilot is niet alleen een tool, het is een reis. Met de deskundige begeleiding van Claranet kunnen organisaties Microsoft 365 Copilot met succes integreren in hun digitale werkplekstrategie en succes op lange termijn boeken.

Klaar om de manier waarop je werkt te transformeren?

Claranet's Microsoft 365 Managed Services zijn ontworpen om organisaties te helpen het volledige potentieel van Microsoft 365 Copilot te maximaliseren. Met onze deskundige ondersteuning helpen we organisaties bij de implementatieproblemen, versterken we de beveiliging en bouwen we AI-ready governance frameworks.

Neem vandaag nog contact op om de manier waarop jouw organisatie werkt met Microsoft 365 en Microsoft 365 Copilot te transformeren.