A importância da adoção e gestão da mudança na inovação com Copilot

O Microsoft Copilot traz uma excelente oportunidade para otimizarmos consideravelmente a nossa rotina profissional, tendo um impacto direto na nossa produtividade e na das organizações. Surgida no apogeu da inteligência artificial e com um potencial de crescimento enorme, esta ferramenta permite tirar maior partido da suite Microsoft 365, Windows e Dynamics, automatizando processos e facilitando o dia a dia de trabalho.

No entanto, e à semelhança do que observamos em qualquer inovação digital, para que as organizações consigam alcançar o maior retorno de investimento tecnológico possível, é crucial termos uma abordagem de Adoção e Gestão da Mudança que permita a cada colaborador reconhecer o benefício real da transição e, simultaneamente, identificar as melhores práticas associadas à utilização da solução.

É aqui que entra a Claranet: A vasta experiência no acompanhamento de projetos de adoção, bem como a certificação da equipa em Gestão da Mudança pela Prosci, permitem definir abordagens de adoção Microsoft Copilot baseadas na realidade de cada organização, através de metodologias de Gestão da Mudança, como a Metodologia ADKAR da Prosci. Esta metodologia centra-se no acompanhamento de todos os perfis envolvidos na transição, para que esta seja bem-sucedida em cada um dos pilares essenciais de qualquer processo de mudança numa organização: Awareness, Desire, Knowledge, Ability e Reinforcement.

A aplicação desta metodologia permite apoiar a evolução de cada organização, através de cada um dos envolvidos, do “ponto de partida” para o resultado desejado, garantindo que estes se mantêm no resultado desejado e não renunciam à mudança – ou, neste caso, não deixam de dar uso à solução implementada.

Boas práticas e pontos de resistência à adoção

No que respeita especificamente ao Microsoft Copilot, de forma a ajudar as organizações a tirarem o maior proveito possível da transição para esta nova realidade de trabalho digital, a Claranet foca-se em perceber o valor real acrescentado da adoção da solução, apoiando as organizações na aplicação das melhores práticas da sua utilização, bem como identificando os potenciais pontos de resistência associados à adoção deste Copiloto de produtividade e criatividade.

Uma das principais barreiras de resistência à adoção do Copilot, que temos vindo a verificar, centra-se na gestão de expetativas de impacto da solução. Frequentemente, os utilizadores acreditam que o Microsoft Copilot vem executar uma grande maioria das tarefas sozinho. Esta expetativa elevada, quando não alcançada, pode tornar-se uma das maiores barreiras à adoção. Assim, é crucial garantir que os utilizadores reconhecem o enorme potencial do Copilot não como substituto, mas sim como acelerador da sua produtividade, possibilitando a otimização de várias tarefas e o foco em tarefas mais relevantes no dia a dia.

Para conseguir este alinhamento de expectativas, é essencial construir uma abordagem estruturada de adoção da solução, com base na Metodologia ADKAR. No âmbito desta metodologia, é idealizado um conjunto de iniciativas que permitem que os colaboradores envolvidos tenham conhecimento da necessidade de implementação deste tipo de solução (Awareness), reconheçam o benefício da incorporação da inteligência artificial na vertente profissional (Desire) e adquiram as competências necessárias para atingir este benefício, através da partilha de boas práticas de utilização (Knowledge e Ability).

Para além disso, um dos fatores de sucesso da adoção é a definição de casos de uso para os diferentes perfis, em cada organização, permitindo reforçar o impacto positivo que esta solução pode ter para o contexto organizacional específico (Reinforcement).

Contudo, a transmissão de conhecimento por si só não garante a adoção do Copilot a longo prazo, tornando-se imprescindível mostrar o valor real da solução. Ajustamos, por isso, a nossa abordagem a cada realidade organizacional, promovendo um levantamento de casos de uso reais de acordo com o dia a dia cada departamento / unidade de negócio. Estes casos de uso são complementados com uma análise do impacto que o Copilot demonstra em cada um deles, focada, por exemplo, na otimização de tempo obtida com a solução.

Estratégia e visão de adoção Copiot

Para dar resposta a questões como “A que equivale o tempo poupado com a aplicação do Copilot na tarefa X?” ou “Qual o custo-benefício de aquisição de um volume considerável de licenças Copilot?”, é fundamental a definição de KPIs baseados na estratégia e visão de cada organização, de modo a permitir o acompanhamento do ROI (retorno do investimento) na implementação de uma solução de IA generativa como o Microsoft Copilot.

Quando focamos na organização como um todo, e de forma a retirar ainda maior valor da aquisição e implementação deste tipo de tecnologia, é ainda relevante ter em consideração a variável evolutiva possibilitada pelo Copilot. Esta solução tem uma vertente customizável que permite estender o percurso de recolha e interpretação de dados para bases de dados e processos específicos da organização, que permitem otimizar a experiência de Inteligência Artificial de forma ainda mais personalizada ao contexto organizacional específico.

Deste modo, consideramos crucial a definição de uma estratégia de evolução que permita à organização testar o valor do Copilot para além das suas componentes pré-definidas, adaptando e customizando esta solução à medida das necessidades específicas dos diferentes perfis dentro da própria organização. Por exemplo, as organizações podem identificar casos de uso associados a diferentes vertentes da organização e levar a cabo o desenvolvimento de MVPs, alavancados pela tecnologia possibilitada pelo Copilot, que podem ser disponibilizados num subconjunto de utilizadores que testem e meçam o impacto que esta solução customizada terá no seu dia a dia profissional específico (maior qualidade na execução de tarefas, otimização de tempo, melhoria de resultados globais de negócio…).

É importante reforçar que, para implementar o Microsoft Copilot com sucesso, é recomendável trabalhar com parceiros tecnológicos que tenham uma experiência considerável no acompanhamento da adoção de tecnologias dentro das organizações. Esta expertise permite garantir o sucesso da adoção da solução em cada organização, medindo o seu impacto e sucesso, complementado com um suporte contínuo para mitigar eventuais barreiras à utilização do Copilot.

Claranet | Microsoft Copilot

Vladislav Michkov, Change Management Consultant - Claranet Portugal