Seit zwei Jahrzehnten nutzt die Technische Universität (TU) Darmstadt erfolgreich SAP-Lösungen zur Unterstützung ihrer Geschäftsprozesse und -services. Durch die fortlaufende Weiterentwicklung und Integration von SAP-Lösungen hat die bereits zum dritten Mal als SAP Customer Center of Expertise (SAP CCOE) zertifizierte Hochschule eine effiziente Basis geschaffen, um ihre administrativen und organisatorischen Herausforderungen zu bewältigen und ihre Position als führende Institution in Forschung und Lehre zu festigen. Unterstützt wird die TU dabei von Claranet.
Unsere Aufgabe ist es, die Gestaltung neuer Arbeitswelten an der TU Darmstadt aktiv mit effizienten SAP-Lösungen zu unterstützen.“
Silke Kubelka
stv. SAP-Gesamtverantwortliche und Leiterin SAP-Anwendungen
TU Darmstadt
Die Herausforderung
Mit 120 Studiengängen, fünf Standorten und 174 Gebäuden, einem Drittmittelvolumen von über 249 Millionen Euro sowie rund 24.000 Studierenden und 5.100 Beschäftigten zählt die Technische Universität Darmstadt in Deutschland zu den führenden Bildungseinrichtungen ihrer Art.
Ihren Erfolg verdankt die Hochschule neben exzellenter Forschung und Lehre auch der reibungslosen Steuerung der Kerngeschäftsprozesse. Eine zentrale Rolle spielt in diesem Zusammenhang SAP. Die Nutzung der Technologie erstreckt sich nicht nur auf die zentrale Universitätsverwaltung, sondern auch auf die Fachbereiche, Institute und dezentralen Einrichtungen wie das Hochschulrechenzentrum (HRZ).
Eingesetzt werden SAP-Lösungen, um eine Vielzahl von Prozessen zu steuern – von der Budget- und Personalverwaltung bis hin zum Bau- und Immobilienmanagement sowie der Drittmittelverwaltung und dem Controlling.
Die SAP-Systemumgebung umfasst mehrere ERP-, BW-, HCM- und SAP-Fiori-Systeme. Angebunden sind unter anderem ein SAP Data Warehouse und SAP Identity Management zur Verwaltung von Benutzern und SAP-Berechtigungen.
Verantwortlich für den Betrieb und die Weiterentwicklung ist das SAP-Kompetenzteam der TU Darmstadt. Von zentraler Bedeutung ist dabei die enge Zusammenarbeit mit dem HRZ, dem CCHH (Competence Center für Hessische Hochschulen) sowie den Fachbereichen und zentralen Einrichtungen. Zudem steht das Team den über 3.000 SAP-Anwenderinnen und -Anwendern der TU beratend zur Seite.
„Ursprünglich hat sich unser Team um alles von der Hardwarebeschaffung bis zur SAP-Anwendung gekümmert“, berichtet Silke Kubelka, stv. SAP-Gesamtverantwortliche und Leiterin SAP-Anwendungen. „Das Arbeitsvolumen ist im Betriebs- und Projektgeschäft im Laufe der Zeit so stark gestiegen, dass wir uns entschlossen haben, Prioritäten zu setzen und den Betriebsprozess zu ändern.“ Dazu wurde vor zehn Jahren auf ein neues Betriebskonzept umgestellt, das auf einer hochverfügbaren VMware-Virtualisierungsumgebung mit verteilten Verantwortlichkeiten basiert.
Für die Ausgestaltung und Umsetzung des neuen Betriebskonzepts suchte die Hochschule einen externen Partner, der den Wechsel von SAP-Software aus der damaligen „Parallelwelt“ in die virtuelle Welt des Rechenzentrums beratend begleitet – sowohl hinsichtlich technologischer Fragestellungen als auch in Bezug auf eine sinnvolle Aufgabenteilung.
Die Lösung
Wie bei staatlichen Institutionen üblich, wurde das SAP-Beratungsprojekt öffentlich ausgeschrieben. Erwartet wurde von den potenziellen Auftragnehmern, dass entsprechend festangestellte und qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit nachweisbarer Praxiserfahrung in heterogenen Landschaften eingesetzt werden, d.h. im Aufbau, Betrieb, Beratung und Optimierung von SAP-Landschaften unter Microsoft Windows, MSSQL, SUSE Linux (Cluster), SAP HANA, SAP-Hardware sowie im SAP-Security-Umfeld und themenübergreifend in VMware und Linux. Die Mitarbeitenden sollten zudem über Schulungserfahrung im SAP-Umfeld verfügen, um einen projektimmanenten Know-how-Transfer sicherzustellen.
Zu den weiteren Anforderungen gehörten neben der allgemeinen Zertifizierung als SAP Technical Associate aktuelle SAP-Zertifizierungen wie TADM70 (heterogene Migrationszertifizierung) und HANATEC (SAP-HANA-Zertifizierung).
Die vielfältigen Erwartungen erfüllt und mit einem kosteneffizienten Angebot überzeugt hat der SAP Service Partner Claranet (damals noch als AddOn), den die TU Darmstadt durch eine SAP-Virtualisierungsschulung für Administratoren bereits in positiver Erinnerung hatte.
„Die Zusammenarbeit hat von Anfang an gut funktioniert“, so Silke Kubelka. „Man hat schnell gemerkt, wie viel technologische und prozessuale Expertise Claranet hat. Ein Punkt, der mir besonders wichtig war: Unsere hochspezialisierten Berater wurden genau wie in der Ausschreibung angegeben eingesetzt. Das mag trivial klingen, aber in der Vergangenheit haben wir mit anderen Partnern die negative Erfahrung gemacht, dass zu Projektbeginn die angekündigten Berater nicht mehr verfügbar waren und weniger qualifizierte Personen oder Freelancer den Auftrag ausgeführt haben.“
Wir sind mit der Qualität der Beratung sehr zufrieden. Durch die Unterstützung von Claranet können wir uns darauf konzentrieren, zusammen mit dem SAP Kompetenzteam die Geschäftsprozesse mit SAP weiterzuentwickeln.“
Silke Kubelka
stv. SAP-Gesamtverantwortliche und Leiterin SAP-Anwendungen
TU Darmstadt
Besonders positiv erlebte das Team auch die Zusammenarbeit auf Augenhöhe. „Beispielsweise war SAP-Software für die Virtualisierungsspezialisten in unserem Rechenzentrum Neuland. Claranet hatte einen Virtualisierungsexperten im Team, der quasi die gleiche Sprache gesprochen hat wie unsere Spezialisten. Dadurch fühlten sich unsere Kolleginnen und Kollegen verstanden und konnten sich mit dem Thema SAP-Software auf VMs vertraut machen.“
Auch die folgende Ausschreibung für ein Beratungskontingent im Umfang von 100 Personentagen für die SAP-Basisunterstützung, SAP-Security-Parametrisierung und -Unterstützung, Systemkopien, OS/Datenbank-Upgrades etc. entschied Claranet für sich.
Unterstützt hat Claranet bei:
- der Migration der SAP-Systemlandschaften von Windows 2012 zu Windows 2022.
- SAP-spezifischer Security-Konfiguration, Prüfung, Beratung sowie Implementierung
- dem Patchen der SAP-Systemlandschaften aufgrund von Security-Hinweisen
- der Beratung sowie Tests der SAP-Systemkopierverfahren auf Basis von VEEAM Backups
- der Aktualisierung der SAP-Systemkomponenten verschiedener SAP-Applikationen
Zudem beriet Claranet das Team SAP-Anwendungen in mehreren gemeinsamen Workshops zum Thema SAP HANA. Punkten konnte Claranet nicht nur mit fachlicher Expertise, sondern auch mit Flexibilität, sagt Silke Kubelka: „Größere Projekte fragen wir mit einer kurzen Vorlaufphase an.“
Das Ergebnis
Dank der Unterstützung durch Claranet konnte die TU Darmstadt ein wirtschaftliches SAP-Betriebskonzept umsetzen und ist nun langfristig gut aufgestellt, um die SAP-Landschaft kontinuierlich auszubauen. Durch die Beratung, die teilweise in Form von Workshops erfolgte, hat das Team der TU dabei sein eigenes SAP-Know-how nachhaltig vertieft und erweitert.
Die Hochschule profitiert zudem von einer spürbaren Entlastung des SAP-Teams. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können kurzfristig auf erfahrene Fachkräfte zurückgreifen, um Aufgaben im Bereich der SAP-Basis zu erledigen. Das Team gewinnt den notwendigen Freiraum, um sich im Sinne der aktiven (Mit-)Gestaltung auf strategische Aufgaben und Projekte zu konzentrieren.
Die detaillierte Dokumentation der Prozesse und Lösungen seitens Claranet sorgt für Transparenz, was nicht nur eine reibungslose Zusammenarbeit sicherstellt, sondern dem Team der TU auch ermöglicht, eigenständig auf Problemstellungen zu reagieren.