Circet : Favoriser la collaboration dans un environnement de travail hybride

Circet établit des relations de travail plus étroites et recueille des informations plus approfondies grâce à la solution Microsoft Teams de Powell Software et à Microsoft Graph.

Circet est le premier fournisseur de services réseau en Europe et en Afrique du Nord. L’entreprise emploie plus de 15 000 personnes et a enregistré une croissance de 45 % avec un chiffre d'affaires supérieur à 2 milliards d'euros, au cours de son dernier exercice.

L'activité de Circet était en pleine croissance avant l'émergence de COVID-19, et le passage au télétravail à distance en 2020 a accéléré les demandes clients.

Encouragée par cette croissance, l'entreprise a commencé à chercher des moyens pour mieux connecter ses employés de terrain et ceux des bureaux centraux. L'idée derrière la création de ces nouvelles connexions était non seulement de soutenir les travailleurs de première ligne, mais aussi d'accélérer la collecte centralisée des connaissances et des données du terrain - tout le monde chez Circet en bénéficiait.

Un programme pilote réalisé juste avant le début de la pandémie a montré que Microsoft Teams était bien adapté à cette tâche complexe. Cependant, aucune mise en œuvre complète de Teams n'était en place lorsque le travail à distance s'est rapidement développé en 2020, alors que Circet avait besoin de toute urgence d'une solution capable de rassembler ses collaborateurs.

Si vous donnez aux gens l'accès à un nouveau logiciel de productivité sans leur fournir un cadre, vous risquez de rencontrer des obstacles à l'adoption. Nous ne voulions pas que cela se produise pour notre déploiement de Teams, c'est pourquoi nous avons choisi de superposer Powell Teams à la solution pour garantir une meilleure gouvernance et une expérience utilisateur simple" explique Matthieu Kermorvant, expert métier chez Circet.

Avec la pression supplémentaire du télétravail imposé, l'entreprise savait qu'elle avait besoin d'un déploiement rapide de Teams, géré de manière professionnelle. Pour l'aider à déployer Teams, Circet a fait appel à l'expertise de Powell Software et de Claranet, tous deux membres du réseau de partenaires Microsoft.

Connecter les collaborateurs

Circet a fait appel à l'expertise de Powell Software et de Claranet

Circet souhaitait renforcer la communication entre ses employés de bureau et ses travailleurs sur le terrain. Un besoin devenu encore plus urgent avec le télétravail. Pour que tout le monde reste connecté, Circet devait déployer une plateforme de communication personnalisée et basée sur des rôles.

Powell Teams est une solution de Powell Software qui vise à étendre les options de gouvernance, de travail en équipe et de contrôle disponibles dans Teams. Pour aider à fournir cette fonctionnalité, Powell Software utilise l'API Microsoft Graph pour permettre la création rapide et simple de modèles d'utilisateurs dans Teams. Ces modèles sont conçus pour capturer plusieurs aspects du rôle d'un employé, tels que son titre, son département et sa région.

Après le déploiement de la solution, ces modèles sont devenus une priorité absolue chez Circet. L'entreprise a défini quatre modèles personnalisés pour ses employés : les comptables, les travailleurs de première ligne, les gestionnaires de projets et de programmes, et les travailleurs de back-office. Ces modèles sont également fonction du site de rattachement, créant des canaux d'employés pour chaque pays dans lequel Circet est présent.

"Bien que les modèles Teams proposés par Powell Teams soient prêts à l'emploi, ils peuvent également être adaptés à nos besoins", déclare Kermorvant. "C'est là que nous avons trouvé la plus grande utilité de la solution. La flexibilité et l'espace pour notre propre pensée créative nous ont vraiment donné le contrôle dont nous avions besoin pour déployer Teams à grande échelle et rapidement."

Pour créer ces avantages, Powell Software s'appuie largement sur Microsoft Graph, qui fournit une passerelle vers les données et l'intelligence pour les déploiements Microsoft 365 de ses clients.

Avec l'aide de Microsoft Graph, Powell Software a créé des tableaux de bord et des pages intranet spécifiques aux rôles pour les employés de Circet. Powell Teams se base sur une grande variété d'API Microsoft Graph pour Teams.

Par exemple, Microsoft Graph permet à Powell Teams de :

Collecter des informations sur les utilisateurs finaux de ses clients, comme les équipes et les canaux qu'ils ont rejoints.
Fournir de nouvelles équipes et de nouveaux canaux sur la base de modèles définis par les administrateurs IT de ses clients et d'autres parties prenantes de l'entreprise.
Gérer les identités Azure Active Directory et les droits des utilisateurs.
Interpréter les calendriers Outlook des utilisateurs pour déterminer la disponibilité des employés et les inviter à des réunions, comme la "Machine à café virtuelle" qui a été ajoutée aux modèles dits sociaux.
Proposer des documents et des actualités pertinents en fonction des connexions des employés, en utilisant les API people et insights.

"Nous avons certes un certain nombre de développeurs très compétents chez Circet. Mais comme nous étions nous-mêmes débordés suite au passage en télétravail, il était essentiel de pouvoir se reposer sur des experts afin de mener à bien ce projet de déploiement Teams" dit Kermorvant.

Unifier la Digital Workplace

Depuis la mise en œuvre de Powell Teams à la mi-2020, environ la moitié des employés Circet ont rejoint 20 à 30 canaux Teams. Beaucoup de ces canaux ont été mis en place au début de nouveaux projets, et ils aident les employés à organiser et à gérer des projets critiques de bout en bout. Les tableaux de bord conçus à l'aide de Powell Teams et Microsoft Graph sont devenus des outils de productivité importants.

La normalisation et l'optimisation sont au cœur de la stratégie de croissance de Circet. Tandis que les sites les plus établis de l'entreprise s'adaptent au travail à distance, d'autres départements plus récents doivent relever le double défi de mettre les opérations à niveau tout en s'adaptant à leurs sites de rattachement.

"Grâce à Teams, nous établissons des relations plus étroites avec nos pairs de différents pays et bureaux et créons ainsi une communauté plus soudée. Nous pouvons réfléchir ensemble au développement de meilleures pratiques, ce qui, je pense, pourrait contribuer à optimiser les opérations à l’ensemble du groupe" explique M. Kermorvant

Circet prévoit de commencer à utiliser les modèles Powell Teams lors de l'intégration des nouveaux employés. Cela les inscrira automatiquement dans un canal Teams dédié construit à partir d'un modèle Powell Teams, leur donnant accès à la documentation d'accueil dans OneNote, l'intranet SharePoint de l'organisation et un compte Microsoft Planner qui décrit les prochaines étapes de leur intégration.

"Nous avons utilisé Teams et son intégration avec les solutions Microsoft 365 pour créer un semblant de structure similaire à ce que nos employés connaissent lorsqu’ils se trouvent en présentiel. Cela a également été un outil important dans notre quête de normalisation au sein des nombreux centres d'opérations internationaux" explique Kermorvant.

Circet a également automatisé le processus de création des nouvelles équipes, en utilisant le connecteur Powell Teams pour Power Automate pour créer de nouveaux canaux et envoyer des avis de leur création aux parties prenantes.

L'avenir du lieu de travail hybride

Circet attribue son adaptation rapide au télétravail à l'adoption à la fois de Powell Teams et des applications Microsoft 365. Le déploiement a pu se faire très rapidement, notamment grâce à la structure et à l'esprit communautaire qu'offre Teams, ayant désormais une place centrale au sein du paysage digital au sein de l'entreprise.

Alors que les employés commencent à revenir sur site, Circet compte continuer d'utiliser Powell Teams pour créer de nouvelles solutions pour le travail hybride. Il étudie une solution de réservation de bureau qui présente une carte des bureaux réservés pour la journée et de ceux qui sont disponibles. De cette façon, il est possible de réserver son bureau en avance pour les jours où l'on se trouve au bureau et voir à quel point le bureau sera plein ces jours-là. Là encore, Powell Teams utilise Microsoft Graph pour effectuer des recherches dans une base de données de réservation de bureaux qui se trouve dans SharePoint.

Que l'avenir du travail Circet soit un retour au bureau ou un espace de travail hybride, l'entreprise est certaine que les nouveaux outils digitaux fournis par Powell Teams, sous-tendus par Microsoft Graph, joueront un rôle important dans son paysage IT.

Nous disposons désormais d'une solution qui peut accélérer et mieux homogénéiser les conversations entre nos groupes de travail autrefois disparates. De plus, nous avons l’assurance que tous nos processus et toutes nos données restent dans le tenant sécurisé de Microsoft 365" déclare Kermorvant.

Executive Summary

Challenge

Collecter et centraliser les données du terrain
Renforcer la cohésion entre les équipes de bureau et celles de terrain

Solution

Accompagnement sur le déploiement de Powell Teams et son adoption
Personnalisation de l’expérience Teams grâce à Microsoft Graph

Résultat

Vue unifiée de la Digital Workplace
Connexions améliorées entre les travailleurs terrain et les télétravailleurs, au-delà des départements et des frontières nationales
Adaptation rapide au télétravail