Copilot, un an après…

L'euphorie du début 

Lorsque Microsoft 365 Copilot a été lancé commercialement en novembre 2023, il a rapidement suscité un engouement sans précédent dans le monde professionnel. Dès les premières annonces, les promesses d'optimisation des flux de travail et d'assistance intelligente ont captivé l'imagination des utilisateurs potentiels, notamment dans le secteur de l'informatique. L'idée d'un outil intégré capable de transformer notre manière de travailler quotidiennement était à la fois excitante et révolutionnaire. 

La « chance » d’avoir une licence 

Obtenir une licence pour Microsoft 365 Copilot n'était pas une mince affaire. Dans mon entreprise, seules quelques personnes étaient sélectionnées pour faire partie de cette première vague de bénéficiaires. Ce fut le cas pour nous, mais c’est aussi le cas chez la plupart de nos clients. L’idée étant de tester cette IA « grandeur nature », avant d’aller plus loin et de considérer ces licences coûteuses comme un impératif. 

Ici, on retrouve le même phénomène que lors de l’avènement du téléphone mobile. Seul le top management a été pourvu dans un premier temps, puis par vagues successives, les usages se sont répandus pour toucher tous les collaborateurs « qui en ont besoin ». C’est là le point crucial du sujet. 

Les avantages et usages principaux 

Un an après, il est temps de faire le point sur les avantages concrets de Copilot. Mais soyons clairs, l’usage et les avantages ne dépendent que de l’utilisateur. Ainsi, je vous parlerai de mon usage : celui d’un consultant, manager d’une équipe. 

Passée l’étape du « jeu », où l’on demande tout et n’importe quoi à Copilot, vient le temps des demandes urgentes. À ce moment-là, j’ai constaté que dans des situations d’urgence, Copilot m’a grandement aidé : 

• Écrire ce fameux e-mail compliqué, dans lequel il faut faire attention à chaque mot.
• Me proposer un condensé de mes mails non lus et rendez-vous à venir lorsque je suis dans les transports.
• Résumer les réunions et lister les actions à réaliser (les observations chez Claranet montrent un gain de deux heures par semaine pour les profils chefs de projets, SDM, consultants).
• Trouver de l’information dans le SI (les sources d’information étant prioritairement stockées dans Microsoft 365, mais provenant aussi de Confluence, Jira, …).
• Initier des chiffrages se basant sur des propositions commerciales déjà réalisées.
• Dans Excel, trouver la bonne formule pour m’aider à extraire nom et extension d’un document depuis une URL. 

Les déceptions vécues 

Depuis un an, tout n'a donc pas été parfait. Certaines limitations de Copilot ont été source de frustration. Par exemple, la compréhension contextuelle de certaines tâches complexes n'était pas toujours à la hauteur des attentes. Les mises à jour très fréquentes du système ont parfois introduit des bugs qui ont nécessité des ajustements. 

Mes collègues et moi avons également partagé des réserves sur la courbe d'apprentissage nécessaire pour tirer pleinement parti de Copilot for M365. Malgré des formations initiales, l'adaptation à un nouvel outil prend du temps, et certains ont trouvé cette période de transition plus difficile que prévu. 

Copilot : une révolution en construction ? 

En conclusion, après un an d'utilisation, Microsoft 365 Copilot s'est révélé être un outil puissant, mais pas sans défauts. Ses avantages résident principalement dans la réduction du temps consacré aux tâches routinières et l'amélioration de l'efficacité globale.  
C’est personnellement ce que j’en attendais : gagner du temps sur ce qui ne constitue pas mon cœur de métier, pour pouvoir mieux me concentrer sur les tâches à valeur ajoutée. Toutefois, certaines déceptions et limitations doivent être prises en compte. 

Avantages : 

• Gain de temps sur les tâches « administratives » ou de recherche d’informations disséminées dans le Système d’Informations.
  • Notes de réunion / Liste des tâches à réaliser
  • Résumer / condenser des documents issus d’équipes différentes sur un même sujet
  • Résumer un (trop) long texte
  • Résumer un échange de mail (vous savez ce mail qui a fait du ping-pong entre plusieurs personnes pendant vos congés…)
• Suggestions contextuelles visant à améliorer la productivité individuelle.
  • « Préparer la réunion Atelier modernisation documentaire client XXX ? »
  • « Résumer les principaux points des recherches les plus récentes sur l’IA ? »
  • Quelles sont les dernières actualités de XXXX classées par e-mail, conversations et fichiers ? »
• Intégration fluide dans les applications Microsoft 365.
  • Résumés, réponses à des mails,
  • Reformulation,
  • Coach d’écriture (tonalité, tournures, …)

Inconvénients : 

• Accompagnement nécessaire des utilisateurs non technophiles.
• Limitations dans la réalisation de tâches complexes (mise en œuvre d’actions inter-applications) pour le moment. 

La mise en œuvre et l’adoption de Copilot nécessitent donc une planification et une gestion continues pour en maximiser les bénéfices au niveau de chaque collaborateur et plus globalement de l’entreprise.  À mesure que la technologie évolue, il est certain que ces outils deviendront encore plus intuitifs, plus profondément ancrés dans les applications et indispensables dans nos environnements de travail modernes.  

L’IA est avant tout un outil au service des collaborateurs pour augmenter la productivité de l’Entreprise, et comme à chaque évolution majeure de l’outil de travail, il est nécessaire de préparer son intégration et de former les utilisateurs. 

Et comme à chaque évolution, certains sont déjà prêts et l’utilisent, d’autres devront se moderniser pour rester dans la course…