ENSI Caen : une Digital Workplace performante avec M365

Présentation de l'école ENSICAEN

L'École Nationale Supérieure d'Ingénieurs de Caen (ENSICAEN) est une institution prestigieuse offrant des formations d'ingénierie avancées. Son environnement académique rigoureux et innovant forme des ingénieurs prêts à relever les défis technologiques de demain. Pour garantir la qualité de ses services administratifs et pédagogiques, l'école doit disposer d'infrastructures informatiques modernes et sécurisées.

Challenge de l’ENSICAEN

L'ENSICAEN avait pour objectif principal de moderniser et rationaliser son système d'information (SI) sur la base de solutions techniques et applicatives partagées par l’ensemble des services, notamment en optimisant la communication interne, en facilitant le travail collaboratif et en développant les services offerts à tous ses utilisateurs (agents, enseignants et étudiants). D'un point de vue organisationnel et fonctionnel, les enjeux exprimés portaient sur le décloisonnement des services via l’amélioration de la communication interne, le partage de ressources communes et le développement du travail collaboratif. 

Du point de vue technique, l'école avait besoin de garantir la sécurité et la conformité globale de la plate-forme, aussi bien en termes de modalités d’accès aux services, de contrôle des postes utilisateurs et de protection des contenus.

Solutions déployées par Claranet

Pour répondre aux besoins de l'ENSICAEN, Claranet a proposé une démarche projet visant à s’appuyer sur les capacités de Microsoft M365. 

Cadrage du projet de déploiement des usages M365

L'accompagnement a démarré avec un cadrage, durant lequel les capacités de M365 ont été présentées aux directions de services de l'ENSICAEN. Une phase de recueil des besoins a ensuite été réalisée afin d’élaborer une feuille de route pour l'intégration de M365 en projetant les attentes métiers dans l’écosystème applicatif de la suite collaborative de Microsoft.

Création d'une Digital Workplace collaborative

La conception, l'intégration et le déploiement de la Digital Workplace ont impliqué la mise en place d'usages liés à l'information et à la communication, le déploiement d'usages documentaires et collaboratifs, ainsi que la création d'outils intranet tels que l'annuaire, les enquêtes et les liens applicatifs profilés. Une attention particulière a été portée à la conduite du changement pour les administrateurs et utilisateurs clés, et un support à la demande a été mis en place pour aider les utilisateurs à s'adapter aux nouveaux outils.

Déploiement réussi de la Power Platform

Pour le déploiement des usages Power Platform, Claranet a identifié et sélectionné des cas d'usage pilote, intégré les premiers cas d'usage en mode transfert de compétences, formé les administrateurs sur la Power Platform et fourni un support à la demande.

Sécurisation et management des postes de travail du parc administratif

La gestion et la sécurisation des postes de travail ont inclus la réalisation d'un pilote avec Intune / Autopilot, l'intégration d'Intune en mode hybridation, la définition des profils et stratégies et l'enrôlement des postes pilote. L’intervention a également été menée en mode ‘transfert de compétences’ pour permettre à la DSI de l’ENSICAEN de monter rapidement en compétences et d’assurer le déploiement transversal en autonomie ; des actions d’expertise ponctuelle étant délivrées à la demande depuis le service support de Claranet.

Exploitation et sécurisation des environnements M365

En phase d’exploitation, notre Centre de Services spécialisé M365 a été activé pour intervenir sur les actions de support, d’expertise à la demande et de maintien en conditions de sécurité du dispositif. Ces actions sont menées en capitalisant sur la conformité native des datacenters Microsoft en termes de réglementation liés à la confidentialité, la sécurité et la protection des données (données hébergées en France, conformité RGPD, …) ainsi que sur les services de gouvernance avancées de la suite Microsoft 365 (chiffrement, stratégies contextualisées sur contenus, ...). 

Développement d'une communauté d’utilisateurs clés (citizen developers)

Les interventions menées en mode ‘transfert de compétences’ auprès des métiers (scolarité, relations internationales, rh, qualité...) ont permis de constituer un réseau d’utilisateurs clés en mesure de prendre en charge l’intégration de nouvelles fonctionnalités en toute autonomie, notamment autour de SharePoint et de la Power platform.

Résultats obtenus

Les solutions déployées par Claranet ont permis à l'ENSICAEN d'atteindre ses objectifs de modernisation et de sécurisation. 

Les besoins fonctionnels et techniques préalablement identifiés ont été entièrement pris en charge.

Les équipes métiers sont désormais mieux informées des capacités offertes par M365, ce qui a favorisé leur adhésion au projet et leur motivation à exploiter les nouveaux outils. La DSI de l'ENSICAEN dispose maintenant de compétences renforcées pour l'exploitation de l'environnement M365.

L'école a amorcé sa transition vers des usages collaboratifs modernisés et sécurisés, posant ainsi les bases pour une amélioration continue de son organisation collaborative et de ses process métiers.

Grâce à l’accompagnement complet de Claranet, l’ENSICAEN bénéficie désormais d’un environnement collaboratif optimisé, sécurisé et prêt à répondre aux exigences pédagogiques et administratives de manière efficace et responsable.