A importância da adoção e do suporte para potenciar as comunicações de voz no MS Teams

A verdade é que o Teams consegue agregar, como nenhuma outra ferramenta do género, um conjunto de procedimentos e tipos de comunicação que tornam toda a colaboração entre utilizadores – internos e externos – mais fluída, simplificada e eficaz.

Muitas organizações já confirmaram na prática as vantagens do Teams ao nível da partilha, em tempo real, de documentos de trabalho com toda a segurança, das capacidades de atualização conjunta e, sobretudo, de gestão da colaboração adequadas a inúmeros tipos de empresas, projetos e áreas de negócio.

Por outro lado, muitas organizações já perceberam que a utilização do Teams, em sinergia com outras ferramentas Microsoft, facilita uma gestão mais eficaz de componentes como o armazenamento, as infraestruturas físicas de TI, as comunicações, a capacidade de processamento e comunicação, ou mesmo a integração de dispositivos móveis no processo de colaboração.

Importa agora reforçar o papel que o mesmo MS Teams pode ter na componente das comunicações multimédia, sobretudo da introdução da voz nos processos de negócio e na integração com os restantes procedimentos de comunicação e colaboração.

MS Teams Calling

O Microsoft Teams permite integrar todas as capacidades de comunicações por voz normalmente associadas a uma central telefónica, mas agora numa lógica de disponibilidade anywhere, sob a designação genérica de Teams Calling.

Dentro de uma interface comum, os utilizadores podem realizar e receber chamadas, seja no desktop ou nas apps moveis, com acesso centralizado aos seus contactos, a que se juntam um leque de outras funcionalidades relevantes, das quais destacamos:

• Chamadas de grupo e 1:1 (1:1 & Group Calls)
• Reencaminhamento de chamadas para um Grupo (Forward to Group)
• Integração de chamadas (Merge Calls)
• Voicemail com transcrição (Voicemail with Transcription)
• Toques simultâneos (Simultaneous Ringing)
• Chamada em espera (Call Queue)
• Atendimento/assistência automática (Organization Auto Attendant)
• Roteamento de chamadas com base na localização (Location-Based Routing)
• Regras de reencaminhamento (Routing Rules)
• Portal de diagnóstico da qualidade das chamadas (Call quality diagnostic Portal)
• Integração de Generative AI para resumos automáticos (Copilot in Teams Phone)

Por ser uma plataforma em constante atualização e com as funcionalidades disponibilizadas numa lógica de layers, as organizações têm a possibilidade de fazer uma integração das respetivas características de acordo com as suas necessidades, adaptando os processos de adoção e utilização aos objetivos de negócio estabelecidos.

Fatores diferenciadores Claranet

A transformação do Workplace, acelerada pela necessidade cada vez maior de assegurar a continuidade do trabalho, mesmo em contextos adversos e localizações afastadas, obrigou à adoção de ferramentas de colaboração mais potentes, complexas e seguras.

O ideal é que essas ferramentas possuam uma arquitetura simples e modular, que facilite o mais possível a adaptação a cada caso, com processos de aprendizagem rápidos, utilização intuitiva, ágil e soluções de suporte eficazes. Se o MS Teams corresponde a estes requisitos, é assim crucial saber aproveitar e colocar em prática essas mesmas funcionalidades, de forma a extrair um valor real do seu potencial.

De pouco valerá aceder a ferramentas de colaboração inovadoras e a um leque generoso de funcionalidades, se não forem acauteladas todas as etapas de preparação, adoção, utilização e suporte – e, de preferência, de forma contínua.

O modelo que a Claranet preconiza para potenciar o MS Teams nas organizações assenta fundamentalmente em dois fatores: por um lado na elevada especialização dos seus profissionais e na qualidade da sua oferta, alicerçados no estatuto de Solutions Partner Microsoft; e por outro lado numa oferta estruturada de Managed Workplace Services, que cobrem os processos de adoção, utilização, atualização e suporte, com um acompanhamento permanente do utilizador e do IT da organização.

A este nível é também importante destacar a estratégia de Workplace assumida pela Claranet, baseada na metodologia de Change Management e no seu impacto nas pessoas. Ao priorizar o fator humano, com base na metodologia certificada Prosci, a Claranet acredita no aumento da eficiência e da produtividade das pessoas, bem como nos respetivos ganhos de tempo.

As organizações enfrentam cada vez mais desafios para assegurar a disponibilidade permanente de recursos de TI no apoio aos seus postos de trabalho. Ao associar Managed Workplace Services ao processo de transformação do Workplace baseado no MS Teams, é possível aumentar de forma significativa a rentabilidade dos postos de trabalho, garantindo, ao mesmo tempo, disponibilidade, segurança e suporte permanentes.

Diogo Ferreira
Business Development Manager - Claranet Portugal

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